Kesantunan Bahasa Surat Lamaran Dan Wawancara Kerja

1. PENGANTAR

Surat lamaran adalah surat yang digunakan untuk melamar pekerjaan. Bagaimanakah surat lamaran yang baik ? Apa yang harus kita persiapkan jika surat lamaran diterima dan kita dipanggil untuk melakukan wawancara kerja ? Untuk mengetahui jawabannya, pelajarilah materi ini.

2. BAHASA SURAT LAMARAN KERJA

1.     Prinsip-prinsip Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja merupakan surat penjualan yang berhubungan dengan bagaimana Anda menjual segala potensi diri kepada lembaga yang menyediakan lowongan pekerjaan. Prinsip 3A (Attraction, Attention, dan Action) dapat dijadikan landasan ketika akan membuat lamaran.

a.      Attraction (Daya Tarik)

Pernahkah Anda membayangkan berapa jumlah surat lamaran yang masuk ke meja lembaga yang membuka lowongan pekerjaan ? Selanjutnya, bayangkan apa warna sampul suratnya ? Ya, sampul surat yang biasa digunakan untuk membungkus lamaran biasanya berwarna coklat.

Sampul surat berwarna coklat sudah biasa digunakan untuk membungkus surat lamaran, tetapi sampul surat yang berwarna selain coklat jarang digunakan. Untuk memunculkan daya tarik atau prinsip A yang pertama yaitu attraction, kemaslah surat lamaran kerja dengan sampul surat yang bukan berwarna coklat. Tampilkan surat lamaran kerja dengan sampul surat yang eksklusif, berbeda dari yang lain.

Namun, sebelum dikemas ke dalam sampul yang menarik, lembaran-lembaran surat lamaran, curriculum vitae, surat keterangan, fotokopi ijazah-ijazah, kartu identitas, foto, transkrip nilai, dan sertifikat-sertifikatsebaiknya dijilid dengan rapid an menariksehingga pada saat penerima surat membaca surat lamaran kerja Anda akan merasa nyaman dan tidak berceceran. Selain itu, daya tarik dapat Anda wujudkan melalui bahasa surat yang menarik, sopan, dan efektif.

b.     Attention (Perhatian)

Prinsip kedua dalam menulis surat lamaran kerja adalah attention (perhatian). Kemukakan dalam surat lamaran kerja bagaimana cara Anda mendapatkan informasi lowongan kerja dan apa alasan ketertarikan Anda pada posisi tersebut. Yakinkan penerima lamaran kerja bahwa Anda memiliki sesuatu yang bermanfaat. Perkenalkan ide-ide yang membuat pembaca antusias untuk memperhatikan tulisan Anda.           

c.      Action (Tindakan)

Melalui prinsip ketiga ini diharapkan penerima lamaran kerja dapat menindak dan memutuskan sesuatu yang Anda harapkan. Kemukakan bahwa Anda berharap lembaga atau perusahaan dapat memberi kesempatan kepada Anda untuk melakukan wawancara keja.

2.     PengorganisasianSurat Lamaran Kerja

Kaidah-kaidah baku dalam penulisan surat lamaran kerja perlu diperhatikan oleh calon pelamar. Artinya, pelamar kerja harus memahami dan mempersiapkan dengan baik hal-hal yang harus dituliskan dalam surat lamaran kerja dan cara mengorganisasikan.

Terdapat tiga bagian utama penulisan surat lamaran, yaitu paragraph pembuka, paragraph isi, dan paragraph penutup. Penjelasan ketiga bagian tersebut dapat diperinci sebagai berikut:

a.      Paragraf Pembuka

Untuk membuat surat lamaran kerja, awalilah dengan kualifikasi yang Anda miliki dan yang paling sesuai dengan jabatan yang diinginkan. Kemudian, jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan atau memberi manfaat kepada lembaga.

Anda juga dapat mengawali surat lamaran kerja dengan menyebut nama atau sumber publikasi, misalnya rekan kerja, surat kabar, majalah, radio, televise, atau internet.

b.     Paragraf Isi

Setelah menarik perhatian penerima surat lamaran kerja pada paragraph pembuka, Anda dapat mempromosikan diri Anda pada paragraph isi. Perkenalkan diri Anda dan tunjukkan bahwa Anda mempunyai latar belakang pendidikan yang relevan dengan jenis pekerjaan yang ditawarkan. Anda juga perlu menjelaskan pendidikan nonformal sebagai pengetahuan tambahan di luar bidang studi yang Anda dapatkan melalui jalur formal.

Untuk memperkuat kualifikasi Anda, nyatakan secara jelas sikap, minat, kualitas, dan aktivitas berbagai pekerjaan, kegiatan yang pernah Anda lakukan, terutama yang berhubungan dengan pekerjaan yang Anda lamar.

c.      Paragraf Penutup

Untuk menutup surat lamaran kerja, Anda dapat mengemukakan harapan dan tindakan yang Anda inginkan. Beri tahu dengan jelas keinginan Anda untuk melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang disediakan lembaga.

Agar pihak lembaga mudah menghubungi Anda, berikan alamat yang jelas, termasuk nomor telepon, facsimile, dan e-mail yang Anda miliki.

3.     Resume (Curriculum Vitae)

Resume atau curriculum vitae merupakan laporan perincian kualifikasi pelamar yang kehadirannya tidak dapat dipisahkan dari surat lamaran kerja. Kemukakan, poin-poin penting tentang kemampuan Anda dimulai dari tujuan karier, informasi pribadi, pendidikan, penguasaan bahasa asing, prestasi, referensi.

Kemukakan hal-hal tersebut dengan memperhatikan kerapian, kesederhanaan, keakuratan, dan kejujuran. Gunakan bahasa yang jelas dan tidak bertele-tele.

3. BAHASA WAWANCARA KERJA

Setelah mempelajari surat lamaran kerja dan resume, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan wawancara kerja. Wawancara kerja merupakan bagian kegiatan penting dalam proses mencari pekerjaan. Persiapan yang baik, mulai dari cara berpakaian, cara duduk, nada suara, cara memasuki ruangan, cara menjawab pertanyaan, dan lain-lainharus diperhatika. Jangan sampai wawancara yang merupakan kesempatan emas hilang begitu saja karena Anda tidak mempersiapkan dengan baik.

A.    Persiapan Wawancara

Berikut ini merupakan berbagai hal yang perlu Anda perhatikan pada saat akan melakukan wawancara

1.     Bagian Pembuka

Datanglah tepat waktu, berpakaianlah yang rapid an sopan; bersikap yakin dan tenang; ketuk pintu sebelum memasuki ruang ruang wawancara, ingat nama pewawancara; dan tersenyumlah. Jangan duduk sebelum dipersilahkan, jangan membungkuk atau menundukkan kepala, jangan mengulum permen, jangan membuka pembicaraan, dan jangan tersenyum terus-menerus.

2.     Bagian Isi

Ketika pewawancara mulai memberikan beberapa pertanyaan, jawablah dengan baik. Perhatikan intonasi, volume, dan artikulasi suara. Bicaralah dengan jelas, atur nada suara, dan tunjukkan kemampuan diri Anda dengan percaya diri. Dukunglah jawaban-jawaban Anda ddengan bahasa tubuh.

Jangan memotong kalimat pewawancara, jangan emosional, jangan memberikan informasiyang tidak relevan, jangan mengkritik, jangan membuka rahasia perusahaan, dan jangan membual.

3.     Bagian Penutup

Ucapkan terima kasih kepada pewawancara atas waktu yang telah disediakan pewawancara untuk Anda. Akhiri dengan pernyataan berupa harapan untuk memperoleh keputusan sesegera mungkin.

B.     Pertanyaan Penting dan Cara Menjawab dalam Wawancara Kerja

Berbagai jenis pertanyaan akan diberikan kepada Anda dan Anda harus benar-benar mempersiapkan diri untuk dapat menjawab semua pertanyaan dengan baik dan benar. Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang sering ditanyakan dalam wawancara.

a.       Siapakah diri Anda? Silakan memperkenalkan diri Anda!

b.       Mengapa Anda tertarik bergabung dengan perusahaan ini?

c.       Mengapa Anda ingin meninggalkan pekerjaan saat ini?

d.       Ceritakan pengalaman Anda di perusahaan / organisasi!

e.       Ceritakan kegiatan ekstrakurikuler Anda saat kuliah!

f.       Bagaimana cara mengatasi situasi sulit yang pernah Anda hadapi di perusahaan sebelumnya?

g.       Apakah kelebihan dan kekurangan Anda?

h.       Bila Anda menghadapi masalah dengan bawahan / rekan kerja yang sulit diatur, bagaimana sikap Anda untuk menghadapinya. ?

i.         Apa pendapat Anda bila pekerjaan Anda tangani melampaui berat dan tidak sebanding dengan penghasilan yang Anda terima?

j.        Apa harapan Anda pada lima tahun yang akan dating tentang pekerjaan, jabatan, dan penghasilan?

Apakah Anda bisa menjawab 10 pertanyaan tersebut?Jika Anda ragu, inilah contoh cara menjawab 10 pertanyaan tersebut. Untuk menjawab pertanyaan pertama, perkenalkan nama, umur, tempat tanggal lahir, pendidikan terakhir, pengalaman kerja / organisasi, informasi tantang keluarga. Untuk menjawab pertanyaan kedua, pelajari (dengan berbagai cara) tentang latar belakang kegiatan perusahaan,produk perusahaan, posisi perusahaan dibanding perusahaan lain. Jelaskan di aspek mana Anda tertarik untuk bergabung dengan perusahaan tersebut!  Gunakan jawaban yang mengesankan keinginan Anda untuk mengembangkan karier. Hindari jawaban yang mengesankan menjelekan manajemen perusahaan, menghindari konflik, menghindari beban kerja. Inilah contoh jawaban untuk menjawab pertanyaan ketiga. Untuk menjawab pertanyaan keempat, tonjolkan tentang lingkup tanggung jawab Anda. Tekankan prestasi/kinerja yang telah Anda lakukan. Kemudian, ketika menjawab pertanyaan kelima, jelaskan tentang kuantitas dan kualitas yang Anda bawahi.

Jawablah pertanyaan keenam dengan menonjolkan kapasitas manajerial dan yang didukung dengan daya analisis dan tindakan yang sistematis. Untuk menjawab pertanyaan ketujuh, pahamilah jawaban berikut ini..Insan yang baik adalah yang mengetahui diri sendiri seutuhnya, baik yang menyangkut potensi dirinya maupun kekurangan. Begitu pula dengan diri Anda, kenalilah diri Anda, baik kelebihan maupun kekurangan. Jangan segan-segan menceritakan kelebihan yang Anda miliki. Misal:

a.       Saya adalah orang yang tekun.

b.       Saya adalah orang yang suka memimpin.

c.       Saya umumnya unggul dalam kerja kelompok.

d.       Saya orang yang cerdas dan cekatan.

Anda juga menyampaikan kelemahan. Namun, kemukakan hal itu secara taktis sehingga secara tidak langsung justru mengesankan kelebihan yang tersembunyi. Contoh:

a.       Saya terlalu teliti dalam bekerja sehingga memerlukan waktu yang lebih lama.

b.       Saya sering bersikap terlalu hati-hati.

c.       Saya terlalu cepat dalam bekerja.

d.       Seringkali dalam bekerja saya lupakan waktu.

Selanjutnya,untuk menjawab pertanyaan kedelapan jelaskan cara mengatasi masalah melalui dua pendekatan,yaitu pendekatan organisasi dan pendekatan informal. Untuk menjawab pertanyaan kesembilan jelaskan bahwa anda suka bekerja. Kenikmatan bekerja adalah keberhasilan dalam menyelesaikan tugas,kemampuan,dan mencapai target,akan memberikan kepuasan. Pertanyaan terakhir, berikan penjelasan yang menggambarkan pencapaian ambisi/cita-cita,peningkatan jenjang karier yang meningkatkan, dan peningkatan penghasilan yang signifikan.